Gestion du temps, entrepreneur(e)s où en êtes vous ? Savez vous que le temps ne se gère pas? Le terme « gestion du temps » est en fait, un abus de langage car Le Temps est impalpable. Il s’agit d’un concept fondamental en physique qui lors d’une succession d’évènements permet de distinguer l’ordre dans lequel ils sont apparus. En tant que tel, on ne mesure pas le temps. C’est la durée (intervalle de temps) qui, elle, est mesurable. Mais la notion de temps est aussi psychologique. Et nous verrons plus loin dans cet article comment les êtres humains peuvent, dans leurs relations sociales, occuper leur temps, par convention. Vouloir maitriser son temps est il une illusion ? Comment faire pour ne pas se laisser dominer? Il s’agit tout simplement de savoir « se gérer dans le temps ». Mais avant toute chose, il est important de bien se connaitre, et de s’autoévaluer dans la capacité que nous avons de gérer notre temps.

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Gestion du temps, comment auto évaluer la gestion de son temps : défis et solutions

Analyser son rapport personnel au temps : Il s’agit ici d’analyser son rapport personnel au temps, son propre emploi du temps, identifier ses points forts et ses points faibles.

Connais toi toi-même disait l’ami Socrate, le père de l’introspection.

En fait, cette phrase n’est pas de lui, elle était inscrite au frontispice du Temple d’Apollon à Delphes. Mais depuis le temps, on ne lui en veut plus de cet emprunt !

Cher lecteur, lectrice, allons donc faire un petit tour d’introspection afin de mieux connaitre votre rapport au temps et vous allez constater que cela explique bien des choses !

Tout d’abord êtes vous monochrone ou polychrone ? 

Système polychrone : faire plusieurs choses à la fois

gestion du temps poluchrone

Dans ce système l’important est la relation. L’accent est mis sur l’engagement des individus et l’accomplissement du contrat plus que sur le respect des horaires. Pour les individus polychrone le temps n’est jamais perdu, ils sont en interaction avec plusieurs personnes à la fois et restent continuellement engagés les uns à l’égard des autres. La polychronie est le système de la vie domestique

Système monochrone : faire une seule chose à la fois

L’important est l’organisation (programmes, découpages en horaires, délais …)
Dans ce système le temps est perçu comme un ruban : il est linéaire
A permis l’industrialisation. Important dans le monde du travail mais laisse peu de place à l’imprévisible

gestion du temps monochrone
Vous êtes monochrone si :  Vous êtes polychrone si :  
Votre conception : “une chose à la fois”
Points positifs : concentré, méthodique, organisé
Points faibles : peu de souplesse et d’ouverture
Votre conception :”plusieurs choses à la fois sans ordre défini”
Vos points positifs : intuitif, adaptable, disponible
Vos points négatifs : dispersé, sans organisation  

L’idéal dans le travail : établir des horaires, une planification (monochrone) et en même temps savoir accepter l’imprévisible  (polychrone) et aborder la situation sans stress de manière à trouver une autre solution ou même prendre une autre direction.

Bonus 1 Votre conception du temps :  Êtes vous monochrone ou polychrome ?

Répondez aux 10 questions. Chaque fois, il y a 2 options (A ou B) possibles. Choisissez celle qui vous correspond le plus.

  1. A – Aux rendez-vous, je suis ponctuel et j’aime que les autres le soient aussi.
    B – Être à l’heure ne doit pas être une obsession. On peut se permettre une marge de liberté autour de l’heure du rendez-vous.
  2. A – Quand quelqu’un a des problèmes personnels importants, il est bon qu’il puisse l’évoquer dans le cadre professionnel. Cela peut débloquer la situation.
    B – Il faut éviter dans le cadre professionnel de se mêler ou d’intervenir dans la vie privée des autres.
  3. A – Faire des projets personnels à long terme est sans intérêt. C’est difficilement réaliste, tellement de choses peuvent arriver.     
    B – Il faut avoir des objectifs dans la vie et des projets à long terme, car ils   permettent de concrétiser ce que l’on veut ou où l’on veut aller.
  4. A – Dans une file d’attente, j’aime bien l’ordre : chacun à son tour pour être servi.
    B – Un attroupement sans ordre strict ne me dérange pas. Cela ressemble à la vie.
  5. A – J’aime être engagé dans plusieurs situations ou événements. J’aime faire plusieurs choses à la fois.
    B – Chaque chose à son heure. J’aime faire une seule chose à la fois.
  6. A – J’aime bien fixer des délais aux tâches. Tenir mes engagements. Avoir de la méthode, c’est très important.
    B – Il y a trop d’impondérables dans la vie. C’est difficile de savoir à l’avance combien de temps prendra telle rencontre, telle tâche. La vie est souvent imprévisible.
  7. A – Être à plusieurs dans le même lieu permet d’échanger et d’avoir une vie de groupe, de rechercher une synergie.
    B – Tout compte fait, j’aime mieux le travail clairement compartimenté. Chacun dans son bureau, on peut ainsi s’isoler. Pour les rencontres : il y a les réunions.
  8. A – Je laisse se prolonger une discussion si cela me plaît, même s’il y a autre chose à faire. Je vais pas interrompre un entretien agréable pour respecter un horaire établi.
    B – Une fois que l’essentiel est dit, il faut respecter l’horaire établi, et passer à la personne ou à la tâche suivante. On n’a pas le droit d’empiéter sur le temps des autres.
  9. A – Un plan une fois établi doit être fermement suivi.
    B – Il faut accepter les fluctuations et les modifications à un plan, même à la dernière minute.
  10. A – Je préfère les grandes villes anonymes ; chacun y est libre.
    B – Je préfère la vie au village où tout le monde se connaît.

Reportez vos réponses sur cette feuille.

QuestionsMonchronePolychrone
1AB
2BA
3BA
4AB
5BA
6AB
7BA
8BA
9AB
10AB
TOTAL  

Commentaires

Selon l’anthropologue américain Edward Hall, les cultures monochroniques (un « seul temps » en grec) qui prévalent dans le monde occidental, sont l’héritage de la révolution industrielle anglaise du XIXème siècle. Elles fonctionnent à partir d’une programmation de toutes les activités, d’une concentration sur chacune d’elle (« une chose à la fois ») et d’un code élaboré prescrivant l’exactitude et la stricte observance des horaires et des engagements qui en découlent. En effet, le temps est perçu de manière linéaire comme un ruban qui se déroule à mesure qu’on avance et que l’on peut décomposer. Chaque segment reçoit donc une affectation précise et est réservé à un projet parfaitement déterminé.

A l’opposé, les cultures polychroniques programment moins ou pas du tout. L’attention porte souvent sur des objets multiples ; les relations interpersonnelles et les interactions gardent le pas sur les plans établis. Dans un système polychronique, on fait souvent plusieurs choses à la fois ; les interruptions ou les changements sont fréquents et acceptés.

(E. Hall, Le langage silencieux, Editions du Seuil, coll. Point)

Gestion du temps : comment structurez vous votre temps ?

Eric Berne, le père de l’analyse transactionnelle propose une lecture de la relation des êtres humains au temps. Pour lui les individus ont besoin de recevoir des signes de reconnaissance des autres et d’eux-mêmes. Cette relation est décrite en 5 niveaux et à chaque niveau, l’intensité des signes de reconnaissance varie.

Dans l’ordre croissant des signes de reconnaissance :

  • Le retrait: les signaux que j’envoie indiquent que je ne souhaite pas rentrer en contact avec l’autre : je ne m’approche pas, je ne lui parle pas ou je ne le regarde pas : je reste dans “mon coin” – ou d’une façon plus inconsciente – je suis dans mes pensées.
  • Le rituel: c’est la façon socialement admise de commencer et de terminer un contact relationnel : c’est ainsi le “bonjour, ça va?” et le’”bien, et vous?” ; c’est un automatisme culturel. Faites l’essai : répondez “non” à “comment ca va ?“, vous allez probablement sentir une gêne chez votre interlocuteur : ce n’est pas la réponse prévue !
  • Le passe-temps: (Pastime) : comme son nom l’indique, c’est une manière de passer le temps, de discuter avec l’autre sans s’impliquer trop dans la relation, la conversation est balisée, elle se fait “toute seule“. L’exemple le plus typique c’est le temps qu’il fait en cette saison. « Quel mauvais temps, n’est-ce pas? oh m’en parlez pas … »
  • L’activité: la relation est instaurée pour faire quelque chose ensemble. La conversation, les gestes sont dédiés à cette réalisation : conduire un projet, préparer une séance, réaliser un nouveau site internet.
  • Les relations intenses :

Elles peuvent être enrichissantes lorsque la communication se fait dans un climat de bienveillance, dans le respect de soi et des autres ce qui permet de résoudre les difficultés.

A l’opposé, nommées alors« jeux psychologiques », ce sont des comportements de manipulation, de critiques, de moqueries, souvent à l’origine de conflits. Cette théorie des jeux psychologiques est chère à l’Analyse Transactionnelle. Elle trouvera une autre illustration, avec le Triangle de Karpman et son jeu infernal entre un Bourreau, une Victime, un Sauveur dont les rôles, bien sûr sont interchangeables à l’infini.

Une journée avec des signes positifs
et une journée avec des signes négatifs

Une journée avec signes positifs +Une journée avec signes négatifs –
Rituel +En arrivant, vous saluez vos collèguesPasse temps –Vous êtes arrivés au travail en retard. Vous avez croisé un collègue et, agacé vous avez « râlé » contre le mauvais, les transports.  
Retrait +Puis vous vous êtes isolé dans votre bureau pour réfléchir et planifier votre journéeActivité –Dans votre bureau, votre ordinateur ne s’ouvre pas. Vous êtes obligé de commencer le travail à la main sachant que vous serez obligé de saisir ensuite ce travail, vous avez un sentiment d’inutilité et de perte de temps  
Activité +Vous avez ensuite passé des heures pour effectuer la mise en page du journal de l’entreprise  Retrait –Finalement vous êtes sorti pour fumer une cigarette et vous avez ruminé
Passe temps +En vous dirigeant vers le bureau du responsable vous avez échangé quelques informations sur le match de tennis de la veille    
Relations intenses +Vous prenez le déjeuner avec une collègue et vous avez pu vous exprimer sur vos choix professionnels. Elle vous a écouté avec beaucoup de sympathie    

Gestion du temps : connaissez vous vos rythmes ?

  • Sur une année les rythmes de travail peuvent être très variable, il faut savoir s’y préparer (ex : comptabilité)
  • Sur une journée, notre vigilance évolue en suivant des cycles de  90 minutes. Il faut donc travailler par bloc de 90 minutes  et s’accorder dix minutes de pause entre deux activités intensives

Pourquoi une gestion du temps inefficace ?

Poussons l’instropection : à quoi peut bien nous servir d’avoir une gestion du temps inefficace ? (la fameuse intention positive)

  • Une reconnaissance (se sentir reconnu)
  • Des sensations fortes (intérêt trouvé dans la précipitation)
  • Une fuite (une excuse pour échapper à ce que l’on a pas envie de faire)

En dehors de cela, des freins existent bel et bien : ce sont nos processus mentaux inconscients (nos filtres), à cela on peut rajouter des messages contraignants, une certaine représentation du temps qui peut s’avérer inadéquate

Les filtres : des processus mentaux inconscients

Les filtres sont des processus mentaux inconscients. Il sont liés à nos valeurs et déterminent comment nous faisons les choses. Ils agissent comme des filtres.  Quelles sont vos références temporelles ? Faites vous référence plutôt au présent, au passé ou au futur?

Votre orientation dans le temps : où allez vous chercher vos références pour agir par rapport à une situation que vous êtes en train de vivre ? Vous ressentez de la satisfaction :

Référence au présent Car vous observez le résultat obtenu grâce à votre gestion du temps
Référence au passéCar vous vous souvenez des difficultés antérieures
Référence au futurCar vous envisagez le temps disponible et vous projetez les loisirs que vous pourrez vivre

Les messages contraignants

On appelle messages contraignants, les messages inconscients que nous délivrent « nos petites voix ». Ces messages influent sur nos comportements et nos relations avec les autres. Nous sommes particulièrement sensible à ces messages en situations stressantes. A noter que ces messages nous ont été délivré par notre éducation, notre environnement, nos expériences.

Les messages contraignants associés aux croyances fausses ou nuisibles

messages contraignantscomportement      attitudecroyance fausse ou nuisiblemessage permissif
« sois parfait »   il faut, je dois !tendance au perfectionnisme pour soi attente de perfectionnisme aussi de la part des autres ne rien  laisser au hasard, considérer et se perdre dans les détailsun être humain peut faire les choses à la perfection« j’ai le droit d’être moi-même. »   « sois réaliste. »   « j’ai le droit à l’erreur. « 
« dépêche toi »   vite, vite !il faut (doit) aller le plus vite possible. tout doit être fait au moment même. mieux vaut aller vite que de perdre son temps.on ne fait bien les choses que vite« j’ai le droit de prendre mon temps. »   « je peux profiter du moment présent. »
« fais un effort »   essaie plus !la vie, les choses « tout » est et se doit d’être difficile.   il est important de montrer de l’acharnement.il faut en baver pour réussir quelqu’un qui en bave finit toujours par réussir« j’ai le droit d’accomplir les choses simplement. »   « je peux obtenir un résultat facilement. »
« sois fort »   je ne peux compter que sur moi !être stoïque et cacher ses émotions et ses douleurs.   exprimer ses émotions est un signe de faiblesse.il est important de faire croire aux autres que l’on est fort« j’ai le droit d’être humain donc faillible, d’être malade, de me tromper, de me reposer. »
« fais plaisir »   sois gentil !il vaut mieux être bien avec les autres et pour cela il faut se montrer dévoué, aimable, serviable, gentil à leur égard. il est important d’être aimé et approuvé. ces personnes demandent souvent si ce qu’elles font est satisfaisant.il y a moyen de plaire à tout le monde« je ne suis pas responsable des autres. »   « j’ai le droit d’avoir mes propres sentiments, de me donner considération et respect. »

Votre représentation du temps

Êtes vous associé au temps ou dissocié du temps ?

 CaractéristiquesAvantages  Inconvénients
Associé au temps :la personne vit dans l’instant présentGrande implication dans ce qu’elle faitManque de ponctualité
Difficulté à hiérarchiser les tâches avec des critères de priorité
Difficulté à respecter les délais  
Dissocié du tempsLa personne montre du recul par rapport au tempsFait des liens aisés entre passé, présent et futurPeut avoir des difficultés à être impliquée dans le présent

Bonus 2 Votre diagnostic

DiagnosticAxes d’amélioration Moyens choisis
Temps culturel 
Monochrone 
Polychrone 
Avantages cachés 
          
Filtres/processus mentaux 
Présent  
Passé 
Futur 
Associé au temps 
Dissocié du temps 
Problèmes de gestion du temps 
Dire non  
Subir les chronophages 
Procrastiner 
Dificulté à identifier les durées 

©christinejaugey – anciennement COACH – tous droits réservés – seule l’utilisation personnelle et non à des fins commerciales est permise par l’auteur.